【全3回 連載企画】情報システム部門担当者「あるある!」座談会 第3回 情シスは「駆け込み寺」や「雑用部長」なのか?

いまだに情報システム担当(情シス)を「PCの修理要員」としか見ない企業は多く、担当者は毎日のトラブル対応で忙殺され、肝心のシステム企画などを考える時間もない。データビジネスの重要性が叫ばれる現在、ITを駆使した「攻めのビジネス」に貢献する”頼れる相談相手”として、社内からの信頼を得るにはどうしたらいいのだろうか?

今回はいよいよ最終回、引き続き、現役の情報システム部門の担当者4名から、現場の生の声を聞かせてもらった。

<参加者プロフィール>

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山田 太郎:ソフトウェアベンダーで情報システムを担当。もともと営業出身で、その後総務に配属され情報システムも兼務するうち、いつの間にか現在のプロパーに。

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高橋 一雄:購買・調達支援サービスを提供する企業の情報システム部員。OAおよび社内システムの運用・管理を主に手がけている。

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鈴木 幸子:高橋と同じ企業の情報システム部員。セキュリティ管理を担当。もともと営業だったが、ある日突然に情報システム部門に転属になって3年目。

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佐藤 健:出版社グループの情報システム全般を担当。各グループ会社の情報システム担当と連携しながら、PCのメンテからサーバー運用までを一手に担う。

ただの修理担当ではなく「仕事の頼りになる情シス」と思われるには?

—— とかく社内の情シスというのは、PCが故障したときの修理係のように見られがちです。ITと自社のビジネスの両方がわかって、「ITを仕事に使いたいけど相談にのってくれないか?」といった、よき仕事のパートナーとして信頼を得るにはどうしたらよいでしょう。

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山田: 待っているだけでなくて、こちらから発信しないと、いつまでも「PCの修理係」と思われたままです。とはいえ、1人ずつ個別に話すわけにもいきません。まずは社内の人々と情シスをつなぐ窓口を設ける。それも一本化するというのは大事ですね。当社でも「OAリクエスト」と名付けたポータルサイトを作って、ITに関する相談や質問は、すべてWeb フォームに記入して送ってもらう仕組みを構築しています。そこにアップされた情報は、社員全員で共有できるようになっています。もちろん直接私のところに来てくれる人もいますが、可能な限り「OAリクエスト」に質問を上げてくださいとお願いしています。社内と情シスとのやりとりが一本化された結果、対応の統制も取れてきたし、効率よく動けるようになってきています。

——そういう日常の問題対応をしやすくすることで、社員の皆さんとのコンタクトの機会を増やし、そこから「お、意外に頼れるぞ」と思ってもらうのはいいですね。

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高橋:情シスの本当に価値のある仕事というのは、社員には見えないところにありがちです。問題が起こらないように日頃から一所懸命やっているのに、社員の目に触れるのはPCの修理の時くらいです。ともすれば「情シスって、ふだん何もしていないね」とか言われたりする(笑)。だから「PCの修理くらいしか注目されない」と思わずに、存在感を少しでもアピールできる良い機会だととらえて、「修理以外に困っていることは?」とか、「最近こんなビジネス活用の話題があるんですよ」とか、こちらから会話をしてみてはどうでしょう。

情シスに求められるコミュニケーションスキルって、どんなもの?

——これからの情シスには、業務部門とIT部門を結ぶ「通訳&フィクサー」のような役割が求められてきます。そうなると、これまで以上に情シス担当者には幅広いコミュニケーションスキルが問われてきます。

山田:私自身はたまたま営業や総務を渡り歩いた経験から、あちこちの人と顔見知りになっていたので、情シス部門と業務部門の仲立ちをする際に、それぞれの人の性格や考え方をあらかじめ考慮してアドバイスしたりできました。でも、これはむしろ非常にラッキーな例で、ふつうはどちらかというと、お互いの利害で意見が対立するケースの方が多いと思います。

——営業は営業で「こちらが言っても、あれこれ条件をつけてくる」、一方で情シスは「無茶ばかり言うので困ってしまう」と言い合うケースですね。

山田:同じ会社の中で、ストレートに利害関係だけを出して衝突したら、後々お互いに困ります。それに、「話さないから」、「言わないから」お互いの間に生じている誤解っていうのが非常に多いんですね。ちゃんと話せば、なんてことない問題なのに。だからこそ、コミュニケーションが大事なんです。嫌いな同士だから話さないのではなくて、嫌いだけど利害関係を抜きにして、まずはお互いの意識合わせをしましょうという姿勢を見せ合う。個人じゃなくて組織の問題なんだから、最初は代表を立てて接触を図る程度でもいいから、少しずつ相手のことを理解して、自分たちのことも理解してもらって、双方で歩み寄るんだという気持ちを持つことが大事だし、有効だと思います。

——とくに若手の女性の場合、上司や年上の男性とコミュニケーションするのが苦手というのもよく聞きます。

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鈴木:実はPCの不具合などでも、若い人は自分で調べて何とかしようとするのですが、私たちのところに駆け込んでくるのは比較的年配の方が多いんです。逆にそういう機会をとらえて顔見知りになるのはどうでしょう。もっとも「自分でわかるところは、少しでも調べてから来て欲しい」という人もいますが、私は以前、営業部門にいたので、駆け込んで来る人の気持ちもわかるし、そこでうまく対応してあげて信頼関係を築くというのは良いと思います。

「それ無理」でなく「やってみましょう」といえる情シスになる

——情シスがビジネスに貢献できる存在になるには、時には専門家として言うべきことを言う姿勢も大事です。とはいえ、相手が経営陣や上司だったり、よく知らない他部署の人だと、いろいろ気を使わなくてはいけません。

山田:元営業の立場で言うと、「相手や関わっている人が全員ハッピーになるには?」と考える姿勢が一番大事ですね。たとえば営業担当者が新しいソリューションを入れたいと相談してきたら、「その人がどうすれば上司を説得できるか?」を考えて、役に立つ提案資料を渡してあげるとか。それで最終的に全員が「Win-Win-Win」になれる方法を考える。それを繰り返すうちに、「頼れる情シス」と認めてもらえるようになるはずです。

——佐藤さんは、いわゆる “ひとり情シス” ですが、社内からシステム提案の要望が出てきた場合、「プロジェクトリーダー」としてすべてを仕切らないといけません。皆さんに頼られる分、かなり大変でしょう。

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佐藤:当社の場合むしろ反対で、社内からあれもやりたいこれもやりたいと要望が次々に上がってくるので、それをセーブする立場ですね。もちろんその場合も、相手が出してきたプランの実現性や業務におけるプライオリティを吟味して、きちんと説得して理解してもらわないといけないので、それなりに大変ですが。新しいものをどんどん取り入れたいという意向が強いので、こちらは「そんなにお金をかけていいのか」といった投資対効果やセキュリティのチェックといった、現場からの要望を、どう経営の中で妥当かつ安全に着地させるかに主に目を配っています。

——そうなると、時には経営者と現場の板挟みになって、調整に苦労するといったことも多いんでしょうね。

佐藤:それが当社の社長は、現場から上がってきた要望はできるだけ叶えてやってくれという人なので、私のほうが「ちょっと待ってもらっていいですか」と言うことが多いんです(笑)。その辺の調整はむしろ、それぞれの社風や経営者のキャラクターに合わせて、ケースバイケースの対応を見分けるスキルが求められてくるのだと思います。

「自分は何ができるのか?」とポジティブ思考で前に向かって進もう!

——連載の最後に、日本全国のさまざまな企業でがんばっている情シスの皆さんに、一言ずつ励ましのメッセージをお願いします。

佐藤:一番思うのは、できるだけ勉強した方がいいということですね。特に突然の異動で配属されて不安だと、周囲の人たちは「わからなくても無理はないよ」と慰めてくれます。でもそれで安心せずに、何でも食らいついて憶えてやろうというくらいの気構えを持っていた方がいいし、そうやって貪欲に学んで自分を高めていけば、きっと将来は楽しい情シス ライフが拓けてくると思います。

山田:私自身、予想もしない情シスへの配属で最初はとまどいましたが、今ではそれまでの営業や総務といった仕事から180度の意識転換を経験する、またとないチャンスでもあったと思っています。もしいま同じような立場の方がいても、「なんでこんな部署に」ではなく、「それなら自分はどんな貢献ができるのか?」とポジティブな視点で取り組んでいくのをお勧めしたいと思います。

高橋:配属されたばかりの頃は、なんて地味で忙しい仕事なんだと感じるかもしれません。でも情シスの仕事って、社内の大勢の人から頼られる素晴らしい仕事だと私は思っています。またITの世界は専門的な知識が多い分、知らないということに寛容な風土があって、自分から聞けば親切に教えてくれる人が大勢います。なので、仕事を楽しもうと思えばとことん楽しめるし、そうやって楽しんで培った能力というのは、必ず社員の皆さんに還元できるものになります。とにかく自信を持って取り組んでいただきたいと思います。

鈴木:私も営業部門から何もわからない状態で情シスに入ったのですが、必ずそのうち慣れるものです。だから慣れるまで嫌いにならないように、できるだけ楽しく感じるところから学んでいただきたいと思います。また、情シス部門というのはどんな企業にもあるので、今いる場所で経験したことは、将来の転職やキャリアアップにも、大いに自分の価値を高めるのに役立つと思います。だからもし突然情シスに配属された人がいたら、これは自分の将来の可能性を開くチャンスなんだと思って頑張ってください。

——自分自身が前向きな気持ちで取り組んでいけば、情シスというのはいろいろな可能性を体験できるすばらしい仕事だというのが伝わってきますね。3回にわたって貴重なお話をありがとうございました。これからも皆さんのご活躍を期待しています!

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【連載企画バックナンバー】
第1回 「持ち出す、無くす、壊す」ユーザーをどうするか?
第2回 どうしよう、突然の異動!? 「今日から情シス」の心得とは?

2019.04.23
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