メールのクラウド移行に合わせてZenlokを導入 簡単&高精度の検索でアーカイブ活用の可能性を拡げる

ヘルプデスクなどの ITアウトソーシングサービスから、コンタクトセンターやセールスサポートまで、約400社のさまざまな企業ニーズに応えるサービスソリューションを提供する富士通コミュニケーションサービス株式会社。同社では、メールシステムのクラウド移行に合わせて、クラウド型メールアーカイブサービスZenlokアーカイブを導入。運用の大幅な負荷軽減はもちろん、容量無制限・最大7年間保存のアーカイブを活用した、情報セキュリティ&ガバナンスの強化を実現しています。

<導入の背景>
“クラウドファースト”推進の中でメールアーカイブも移行を決定

富士通グループの一員として、コンタクトセンターやITサポートのアウトソーシング業務ソリューションを提供している富士通コミュニケーションサービス株式会社(以下、富士通コミュニケーションサービス)。同社では2016年4月、クラウド型メールアーカイブサービスZenlokを導入しました。きっかけは、ビジネス向けのメールシステムを、従来のオンプレミス型運用からクラウドサービスであるMicrosoft Office 365へ移行したことだったと、システム統括部 ICTサービス部 担当課長 奥田博一氏は語ります。

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「当社ではかねてから”クラウドファースト”をコンセプトに社内のシステム更新を進めており、メールシステム移行もその一環でした。そこでこれを機に、メールアーカイブシステムも一緒にクラウド化することに決め、具体的なサービスの検討に取りかかりました」。

同社では以前から内部統制の取り組みの一つとして、オンプレミス型のメールアーカイブシステムを運用してきました。しかしメールシステムがクラウドへ移行するのに、アーカイブ用のサーバーだけが社内に残るのは運用上も合理的でありません。クラウドファーストのコンセプトを完全な形で実現していく上でも、アーカイブソリューションのクラウド移行は必須であり、なおかつ自然な成り行きでした。

また、近年はセキュリティ上の問題で、メールの監査が必要になるケースも出てきました。こうした要請に対して迅速かつ的確に対応するためにも、より機動力に富んだメールアーカイブ運用が求められていたと、システム統括部 ICTサービス部 佐藤強氏は振り返ります。

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「アーカイブを調査する用件は頻繁に発生するわけではありません。以前は何年も前のものになると、データセンターに保管したバックアップ用のテープライブラリからデータをメールシステムに戻して探し出さなくてはならない運用でした。クラウドに移行することで、保管場所までの移動などや調査もWeb画面で即時にできたため、そうした作業の工数削減やアーカイブの管理自体の安全性を大きく向上できると考えたのです」。

<導入の経緯>
万が一の時もすばやく目標のメールを検索できる点で採用を決定

新しいメールアーカイブソリューションの選定が始まったのは、2015年10月。さまざまなクラウドサービスを比較検討した結果、Zenlokを含む3つに候補が絞られました。

選択に当たっては、①導入のしやすさ ②サーバーが不要であること ③メールのデータのエクスポート方式 ④アーカイブの保管期間 ⑤トータルコストの5つを、重要な比較ポイントとしたと佐藤氏は語ります。

「中でも③の『エクスポート方式』は、アーカイブの利用効率を高める上で重要でした。候補の中には、1通のメールを探すにも、メールボックス全体を丸ごとエクスポートしなければならない製品もあって、これだと運用が非常に大変です。その点Zenlokは、直接アーカイブの中を1通ずつ検索できる点を高く評価しました」。

しかもメールの件名や添付ファイルなどの検索条件を細かく絞り込めるため、万が一セキュリティ上のインシデントが発生した場合にも、迅速に調査・対応できる点に注目したといいます。BBSSから提供された手順をもとにトライアル運用を行ってみた佐藤氏は、「メールの検索機能をもっとも重視していましたが、非常に簡単に検索でき、率直にこれは良いなと感じました」と明かします。

コストの点でも、Zenlokと他の製品では大きな開きが見られました。5年間の総コストを比較した場合、他の製品は、退職者や異動で入れ替わったアカウントがアーカイブに含まれていると、そのアカウントも課金対象数に算入されるため、Zenlokの約3倍にふくらむと見込まれました。

「この他にも、メールを1通ずつ検索できること、暗号化に対応して高いセキュリティを保てること、運用が簡単であることなど、一つひとつの項目について比較精査した結果、いずれもZenlokが優れていると判断しました」(佐藤氏)。

こうして2016年1月に、正式に採用を決定。2016年4月のMicrosoft Office 365移行に合わせて利用開始となりました。

<導入の効果>
「容量無制限+最大7年間保存」で運用負荷もコストも大幅に軽減

Zenlokへの移行がもたらしたメリットの中でも大きいのは、やはりクラウドならではの「自社でサーバーを持たない」ことでした。以前はオンプレミス型のアーカイブだったため、システム障害が起こると実際にデータセンターまで足を運んでサーバーなどの機器を交換する作業やストレージが足りなくなるとサーバー増加などの作業が避けられませんでした。そうした工数がクラウド化によってゼロになったのは大きな成果でした。

他の業務がある中で、年に数度の業務のために時間を割くのは避けたいことを考えると、このような作業の削減も大きいものです。また注目すべきは、メールシステムとアーカイブシステムを完全に分離できた点にあると、奥田氏は指摘します。

「オンプレミス の旧システムでは、メールの通過する経路上にアーカイブシステムが置かれていたので、そこが障害を起こすとメールそのものが全部止まってしまうリスクがありました。Zenlokの場合はMicrosoft Office 365のジャーナリング先として設定するだけなのと監視もサービス側で実施しているので、もしメールアーカイブ側に問題が起きても業務にインパクトを与えないのです」。

もう一つの大きなメリットは、「最大7年間のアーカイブ保管期間」です。しかも追加料金なしで退職者のアーカイブも保有可能であり、容量も無制限で利用できます。このため、あらかじめアーカイブの上限量を予測してサイジングする必要がなくなったと佐藤氏は語ります。

「以前は、上限容量がどれくらいだから、あと何か月でいっぱいになるというのを常に考えていなくてはならず、これが運用担当者の大きなストレスになっていました。Zenlokはそれをまったく考えなくて済むので、システム管理者としてはとても嬉しいですね」。

一方、容量管理のわずらわしさから解放されたことで、情報システム担当者としてより本質的なシステム改善や業務への提案などに注力できるようになったと、奥田氏はマネジメントの視点から評価します。

<今後の展望>
Zenlokの活用で監査や証跡管理などのレベルアップにも取り組む

富士通コミュニケーションサービスでは、現時点でメールアーカイブの基盤整備は十分に整ったと評価しています。次は監査や証跡管理といった情報セキュリティやガバナンスの強化に向けてステップアップしていきたいと考えており、ここでもZenlokを活用していく予定だと奥田氏は語ります。

「たとえば、ある時期にどんなメールが送られたかを確認する調査依頼が来た時も、簡単かつ迅速に回答できます。しかも過去7年分のアーカイブがあるので大抵のことは調べられるようになり、社内の情報セキュリティの品質向上に貢献できると確信しています」。

一方、佐藤氏は、内部監査への活用を進めていきたいと考えています。世の中の情報漏えいなどインシデントの多くは、内部の人間によって惹き起こされることはよく知られています。この防止にも、Zenlokは使えると示唆します。

「特にシステム運用者というのは、さまざまな権限を与えられているので、万が一それを悪用しようとしても不可能な内部監査の仕組みを、メールアーカイブの管理という側面から構築していきたいと考えています」。

同社には現在も、従業員のメールシステムとは別にメールサーバーPostfix(ポストフィックス)がオンプレミスで稼働しています。Zenlokによって、これをMicrosoft Office 365と合わせて一元管理できる “ハイブリッド管理” が可能な点も、包括的なガバナンス強化に貢献できます。

今後はメールアーカイブに限定することなく、セキュリティ施策全般にわたって社内外に必要性をアピールすることで理解を深めてもらい、その期待に応える形でさまざまなシステムの信頼性を高めていきたいと抱負を語る奥田氏。よりセキュアな情報管理を目指す同社の取り組みに、これからも大いに注目です。

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<Corporate Profile>
富士通コミュニケーションサービス株式会社は、1994年12月に、企業向けヘルプデスクサービスを提供するサービスプロバイダーとして設立。資本金4億5,000万円。従業員数4,150名(2018年3月末現在)。ヘルプデスクやシステム運用を中心としたITアウトソーシングサービスから、コンタクトセンターやセールスサポートといったCRMアウトソーシングサービスまで、多彩なサービスを提供。

2019.03.29
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