手間もコストもかけずに効率UP ! これからのメールデータの保管&管理はクラウドが主流に

オンプレミス型のメールアーカイブソフトや
アプライアンスサーバが販売を終了するケースが発生。
今こそ、自社のメールデータの保管と管理のあり方を見直す絶好のチャンス!

メールデータ管理のコスト増大は、企業ITにとって最優先の解決課題

企業の情報システム管理者にとって、社内のメール保存業務=「メールアーカイブ」は昨今、重要かつ当たり前の仕事になってきています。では、なぜ必要なのか、あらためて経営陣や他部署から尋ねられたら即答できるでしょうか。

一口にメール保存といっても、その目的はさまざまです。第一は、法律で定められている点。たとえば、税法では取引に関する電子メールの記録を決算後7年間、添付ファイルも含め、いつでも閲覧できる状態での保存が義務付けられています。また最近は法定保存期間が過ぎたデータでも、万が一の訴訟や問題発生時の証拠として長期間保存する企業が増えました。この他、内部監査に関する証跡管理や情報漏えい防止等といったコンプライアンス、情報セキュリティの両面からも、メールデータの保管の重要性は増すばかりです。

こうした一方で、企業のメールデータ管理のためのコストの増加が問題になっています。メールデータは、モバイルの普及や添付ファイルの大容量化などで近年、爆発的に増加。これらの保存を任されている担当者からは、「予算も人手も限界だ!」という指摘があちこちから挙がっています。この課題を、早急に解決しなくてはなりません。

オンプレミスのソフトやアプライアンス製品のサポート終了という非常事態

そうした中、新たな激震が襲っているのをご存知でしょうか。これまで主流だった海外製のメールに関連するアプライアンス製品がここ数年の間にいくつもEOL(エンド・オブ・ライフ=サポート終了)を迎えています。すでに会社や公式ウェブサイトが消滅しているものもあり、利用企業の間では、「この先をどうするか!?」が大きな問題になっています。

法人企業が、こうしたEOL製品をお使いの場合、次のアーカイブ製品をどう考えればよいのでしょう。

まず重要な検討ポイントとして、「どれだけ長い期間にわたって、大容量のメールデータを保存できるか」があります。法律では、文書の種類に応じて210年の保存が義務付けられています。この間に製品がEOLになってしまったら、法律や自社の規定を守れるのか。万が一そうなった場合でも、データを確実に保存・継承する仕組みが用意されているか、確認が必要です。

もう1つの検討ポイントは、「運用がラクで低コスト」であること。ストレージが満杯になるたびにハードウェアの増設を繰り返し、それらをいつでも使えるように管理するには、専任の運用担当者や予算を継続的に見ておかなくてはなりません。

これらの課題を一挙に解決する方法が、「クラウド型サービス」の活用です。自社でサーバなどのハードウェアを所有せず、サービスベンダーの運用するデータセンターのリソースを利用できるため、オンプレミス型のような導入・運用コストがほとんど不要になります。

また将来的に社員が増加しても、クラウドサービスなら容量追加の作業などは不要。そのつどライセンスを追加契約するだけで完了です。システムのアップデートや障害対応もすべてベンダーが行うため、身軽でしかも可用性の高いメールアーカイブが実現できます。

では、クラウド型メールアーカイブサービスには、具体的にどんな機能が提供されているのか。Zenlokアーカイブを例に見ていきます。

「Zenlok」が提供するクラウドサービスならではのメリットに注目!

Zenlok(ゼンロック)は、BB ソフトサービス株式会社(BBSS)が提供しているクラウド型のメールアーカイブサービスです。BBSSは、エンタープライズITにおけるセキュリティやSaaS/クラウド事業などに大きな実績を持ち、国内外の大手セキュリティベンダーとの協業によってさまざまなサービスを提供してきました。中でもZenlokは、法人企業のクラウドサービス活用とメールセキュリティへの関心が高まる中で、ひときわ注目を集めています。

Zenlokの特長には、大きく以下の4つがあります。

①Office 365やG Suiteをはじめとした主要なメールシステムとの連携が可能

法人企業がこれまで利用してきたメールシステムに追加するだけで、メールデータ保管に必要なアーカイブサービスを利用可能。特別な開発や新しいアプリケーションの導入などは不要です。

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②強力なデータ暗号化機能ですべてのメールを安全に保管

Zenlokは、PKI(公開鍵暗号基盤)暗号方式を利用して、メールおよび添付ファイルのすべてのデータを1つずつ暗号化して保存します。この結果、クラウド保管でもきわめて高い安全性が担保できるため、これまで情報漏えい事故の発生は一度もありません。

③最大7年間・容量無制限で退職者などのメールデータもすべて保存

Zenlokでは、法律なども考慮し7年間の保存期間を提供。このため、過去の退職者も含めたメールアーカイブが可能です。他社のサービスでは、CD-ROMなどのメディアにデータをコピーして保存するメニューも提供されていますが、これは配送事故などのヒューマンエラーがつきものです。Zenlokはいっさい人手を介さないデータ提供を考慮して、長期保存データまですべてをクラウド上で完結する仕組みを採用しています。

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④証跡管理や監査対応などのコンプライアンス強化にも使える

Zenlokを利用することで、監査や情報漏えい調査へのスムーズな対応が実現します。保管データの容量は無制限で、必要に応じてアーカイブデータの検索、閲覧、エクスポートが可能です。また操作に特別なコマンドなどは不要なので、コンプライアンスに関連する担当者など、システム部門以外の方でも簡単にデータ検索が行えます。

クラウドならではのスピード導入&低コストで運用もラク

クラウドサービスならではの特長の一つが、スピード導入です。Zenlokは申し込みから5営業日で利用スタート。初期設定もわずか3分程度で完了するため、オンプレミス 型のような初期設定・導入の時間もコストもかかりません。

利用料金も1ユーザー月額200円と低価格での提供。クラウドサービスのため、予期せぬハードウェアの追加などの費用もかからず、年間を通じたコストの抑制と予算の見える化が実現します。

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さて、いかがでしたか? これまで利用してきたオンプレミス型のメールアーカイブソフトやアプライアンスがEOLになり、「更新待ったなし!」というお客様はもちろん、もっとコストを抑えて高機能のメールアーカイブを実現したいという方も、ぜひ一度Zenlokをご検討ください。

Zenlokについて詳しくはこちら ↓
https://zenlok.jp/about/summary.html

2018.11.26
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